Bármilyen egyszerűnek is tűnhet az a néhány tényező, mellyel sikeresen lehet kommunikálni egy-egy vállalaton belül, mégis sokan elsiklanak felettük, és gyakoriak a szarvashibák. Hogy pontosan milyen 'apróságokon' múlik a hatékony kommunikáció, és mire érdemes mindenképp odafigyelni, arról a Rádió Orient műsorában Hónig Péter szakértő tájékoztatta a hallgatókat.

Vendégünk többször is az autóvezetéshez, illetve egy gépjármű működéséhez hasonlította a kommunikációt, hiszen az úton szintén gyorsan kell döntést hoznunk a megfelelő információk alapján, amit aztán a kocsi szerkezetének összes eleméhez azonnal el is kell juttatni. Tehát az adott időben, a lehető legérthetőbb módon és legpontosabban kell célba érnie az információnak, ehhez pedig egy szervezeten, cégen belül szükség van minden egyes tag jó kommunikációs készségére is.

Hónig kifejtette, hogy két módon lehet mérni az egyén teljesítményét. Az egyik a valódi, tényszerű tevékenysége, amit elvégez, a másik pedig, hogy ezt hogyan közli a többiekkel. Egy statisztikai felmérés kimutatta, hogy átlagosan munkaidőnk 70%-át a kommunikáció teszi ki, egy másikban pedig azt elemezték, hogy ennek általában 55%-a a testbeszéden, 38% az intonáción múlik, és csupán 7%-a a kimondott szavakon. Ez főként abból adódik, hogy az előbbi kettő főként ösztönösen jön, és kevés ember tud rájuk odafigyelni, miközben a szavakra koncentrál.

Az egyik legfontosabb tényező az érthetőség, mégis sokan esnek abba a csapdába, hogy bonyolult megfogalmazásokkal próbálnak „okosnak tűnni”, amivel inkább ellenszenvet, mintsem tiszteletet vagy figyelmet érnek el. A humorral sem árt csínján bánni, és jól át kell gondolni, hogy csak akkor viccelődjünk, ha azzal senkit sem bántunk meg. Kérdésekkel is csak úgy érdemes kommunikálni, ha azok nem feleslegesek, és biztosan választ tud rá adni a partner, ahogy Hónig azt is javasolja, hogy ha negatív választ nem akarunk hallani, eleve ne tegyük fel a kérdést.

Általános tapasztalat, hogy figyelmesen többnyire az első 7-8 centit olvassák el a címzettek, így ajánlatos a lényeggel kezdeni, ha nem akarjuk, hogy a kukába kerüljön levelünk. A helyesírásra is illik odafigyelni, de szóban is a tömörségre érdemes törekedni. Jellemzően minél magasabb szinten indítványozzuk ötletünket, annál elfoglaltabb emberrel leszünk kapcsolatban, ezért semmiképp se zúdítsunk rá információáradatot, hanem röviden, tömören igyekezzünk felkelteni a figyelmet. Épp erre használják az „elevator speach” kifejezést, ami olyan tömör, érthető, világos beszédet jelent, mellyel egy közös liftutazás alatt fel tudjuk kelteni a figyelmet mondanivalónkkal.

A megfelelő nyitottság is szükséges, szakértőnk ugyanis elmondta, hogy a zárkózott emberekkel gyakran lesznek bizonytalanok, óvatosak társaik, s fontos információkról is lemaradhatnak emiatt. „Az ajtónk legyen mindig nyitva” - mondta, hozzátéve, hogy azért itt is meg kell találni a középutat, mivel a szószátyárság sem kifizetődő. Ha kritikával élünk, akkor a hibák felhánytorgatása mellett kívánalom, hogy megoldást is javasoljunk, sőt, azt is fejtsük ki, hogy ebben mi hogyan fogunk tudni részt venni.

A kommunikációban is pont ugyanúgy „balesethez” vezethet, ha későn döntünk, mint ahogy a volán mögött sem habozhatunk. Úgy kell kiépíteni a szervezeti működést, hogy időben megkapjunk minden szükséges – és pontos - információt, ami alapján azonnal meg tudjuk hozni a döntést. „A feleslegesen leírt betűk, és kimondott szavak sokba kerülnek” - vezette fel az adást azzal a mottóval a műsor mentora és moderátora, Dudás Ferenc, melyet Hónig is felidézett a döntéshozatal kapcsán, amihez amúgy nem csak információkra, de bátorságra és felelősségvállalásra is szükség van.

„A döntéshozóknak az a dolguk, hogy döntsenek, nem az, hogy kérdésekre választ adjanak” - mondta vendégünk, majd hozzátette, hogy a szakértőknek kell megfelelően informálniuk a döntéshozót, a felelősségben pedig osztozniuk kell. Fontos elegendő időt hagyni az információk elsajátítására, ahogy az is, hogy egy átlátható rendszerben egyértelmű legyen a döntéshozók köre és a döntési szintek. Érthető, szemléletes magyarázatokkal és indoklásokkal, határozati javaslatokkal érdemes előállni, de a döntéshozónak is feladata, hogy megkövetelje ezeket.